Aernouts Logistics Support wint de Truck ICT Award 2020

Onze core business kan samengevat worden in 3 verschillende pijlers:

1. Transport van fietsen. Dit zowel B2B als B2C met bijkomende technische montage om deze rijklaar af te leveren bij de consument. In 2019 vervoerde wij meer dan 150.000 fietsen
2. Transport op maat van onze klant, dit met bestelwagen of vrachtwagen. Een meerwaarde aan de leveringen en ophalingen wordt toegevoegd door onze professioneel opgeleide chauffeurs.
3. Regionaal service partner van UPS. Zowel een regio in Antwerpen en West-Vlaanderen waar wij alle leveringen en ophalingen van UPS verzorgen.

Voor elk van deze 3 pijlers is alleen het beste goed genoeg!

Ons TMS programma eTrans en customer portal zijn webbased en draaien in een Azure cloud geleverd door EuroTracs. Deze oplossing is ‘fully redundant’ over 2 gescheiden locaties. Dit zorgt voor de hoogste mogelijke uptime die momenteel beschikbaar is op de markt. Deze omgeving wordt ook continue gemonitord met de nodige alarmeringen.

Naast de monitoring van de systemen heeft onze partner EuroTracs ook de nodige alarmeringen en monitoring opgezet die ook specifiek de verwerking van alle gegevens zal controleren. Dit zorgt ervoor dat een probleem of vertragign snel gedetecteerd en opgelost kan worden.

• Communicatie met de klanten
  EuroTracs: een webbased Customer Portal voor:
  • Order ingave,
  • Labelprinting,
  • Real-time opvolging van de orderstatussen
  • Terugkoppeling van statussen op orders naar onze klanten dmv mail, xml, …
• Transport management systeem eTrans van EuroTracs (van bestelling tot facturering):
  • EuroTracs order import: wij kunnen meerder vormen van EDI files importeren. XML, TXT, CSV, …
  • EuroTracs: eTrans Cloud TMS. eTrans zal het order begeleiden tijdens de 5 stappen:
    • Aanmaken orders
    • Plannen met rechtstreeks integratie naar PTV Route Optimiser
    • Communicatie: Naar de boordcomputers en naar de klanten/onderaannemers
    • Controle gedurende de uitvoering
    • Facturatie

• Dispatching
  • PTV Route Optimiser: hiermee wordt de effectieve routeplanning gemaakt. Hierin wordt rekening gehouden met type wagen, type product, aantallen en volume van de zendingen, servicetijd bij laden en lossen, … Dit resulteert in een volledige routeplanning met verwachte aflevertijdstippen die teruggekoppeld worden naar eTrans
  • EuroTracs: orders worden naar de boordcomputer van de chauffeur doorgestuurd. Deze worden volledig digitaal afgewerkt met terugkoppeling naar het TMS en Customer Portal

• Tracking & tracing
  • eMobile App telematica oplossing van EuroTracs: van hieruit worden de statusupdates van zendingen in real time geüpdate in onze TMS en naar onze klanten.
  • eMobile Scan In (aankomst goederen in ons magazijn), Gepland, Verwachte aflevertijdstippen alsook de effectieve aflevertijdstippen.
  • eMobile voor de real time track en trace van de wagens. Hiermee moniteren we ook het rijgedrag van de chauffeurs zoals hard remmen, scherp sturen.

Wij moeten het warm water niet meer uitvinden waar dit reeds bestaat. Er zijn meerdere partijen die een TMS pakket aanbieden dat in grote lijnen voldoet aan de noden van een transportbedrijf als het onze. Na een grondige analyse van meerdere voorstellen zijn wij uiteindelijk bij een combinatie van EuroTracs en PTV uitgekomen. Uiteraard zijn er wel een aantal specifieke noden waarvoor EuroTracs oplossingen op maat heeft ontwikkeld.

In september 2018 was de uitrol van het volledige systeem (EuroTracs + PTV). Dit was voor een groot stuk toe te wijzen aan de inefficiëntie van onze planning. Na 3 maand sleutelen aan de parameters van beide systemen zagen wij sinds begin 2019 een stijging van onze efficiëntie met maar liefst tussen de 7 en de 10%. Dit door een betere beladingsgraad van onze voertuigen, efficiëntere routes,… Bijkomend hebben we ook een serieuze administratieve winst bereikt. Dit omdat de volledige administratieve afhandeling van een order (ingave tot facturatie) in 1 systeem gebeurt. Wij besparen hierin een equivalent van 1 full time bediende. Een grote factor hierin is de digitale afhandeling van statussen door de boordcomputer eMobile.

Onze intentie was om de volledige implementatie rond te hebben tegen februari 2018. Dit is niet volledig gelukt, maar dit was eerder doordat de piekperiode van onze activiteiten van februari tot juni valt. In oktober ’17 werden de eerste ‘live’ orders ingegeven en verwerkt in eTrans. Dit waren in de eerste fase een 20tal orders per dag voor 1 bepaalde klant. Door deze ervaring hebben we nog enkele aanpassingen laten uitvoeren. In maart 2018 hebben wij de eerste maal een kleine 2000 orders verwerkt voor een andere klant. Na nog enkele laatste aanpassingen stond het programma in mei ’18 klaar voor de volledige implementatie. Vanwege ook piekperiode hebben wij dit nog even uitgesteld. Op 1 september ’18 werd het volledige project uitgerold. Door de vele testen, aanpassingen en updates zijn wij ervan overtuigd dat de implementatie voor iedereen (klanten, medewerkers, …) zeer soepel verlopen is.

Bijna niemand wil veranderd worden. In het begin van een verandertraject is nog niet alles duidelijk, waardoor we het belangrijk vonden om duidelijkheid te scheppen over de reden van verandering. We hebben zoveel mogelijk verteld over het nieuwe proces. We hebben de werknemers erbij betrokken van in het begin en we hebben ze er ook aan laten meedoen. Iedereen had inspraak op hun stuk van verantwoordelijkheden en taken. De planner had voornamelijk inspraak in het de implementatie van PTV Route Optimiser. De administratieve medewerkers in het stuk orderingave, facturatie, enz… We hebben ze voldoende betrokken en tijd gegund voor de hele verandering.

Ikzelf heb de volledige opleiding genoten. Deels gebeurde dit in de meetings met EuroTracs waarin de nieuwe ontwikkelingen en aanpassingen besproken en getest werden. Daarnaast werden er ook trainingen gegeven door vertegenwoordigers van EuroTracs en PTV, zodat iedere werknemer begeleidt werd op ‘zijn’ terrein.

Bij de uitrol werden ook de klanten betrokken.

Uitgevoerde planningen uit ons oud systeem werden in een testomgeving van eTrans en PTV Route Optimiser gekopieerd. Met deze data zijn er individuele trainingen aan onze medewerkers gegeven. Voor de planner was dit voornamelijk in PTV Route Optimiser, voor de administratieve medewerkers in het orderbeheer en facturatie en voor de chauffeurs waren dit orders die via de eMobile app werden verwerkt.

Sinds de implementatie van dit project merken wij zeer veel positieve punten:

• Administratieve ontlasting: 1 full time medewerker uitgespaard. Deze werkt nog steeds bij ons, maar hij kreeg andere taken toebedeeld.
• Verlaging foutenlast met 90%: door de meerdere scanmomenten merken wij dat de foutenlast van verkeerde lading (in ons magazijn)/levering (bij de klant) drastisch verminderd is.
• Planner die in minder tijd veel meer orders kan plannen. Hierdoor kan hij meer bezig zijn met opvolging van chauffeurs.
• Rentabiliteit: de rentabiliteit van onze wagen is met 7 tot 10% gestegen. Doordat de routes optimaler gepland worden en doordat de beladingsgraad veel nauwkeuring gepland wordt.

Geleerde lessen? Dat dit project 2jaar te laat geïmplementeerd werd!

Niet verwachte bijkomende voordelen? Wij transporteren fietsen, dit is een seizoensproduct. Het piekseizoen is elk jaar een enorme belasting van onze organisatie geweest. Afgelopen jaar (voorjaar ’19) zijn we hier, naar ons gevoel, veel vlotter doorheen gefietst.

Ja en neen, Alles kan bijgestuurd worden. We kunnen gelukkig veel in eigen beheer aanpassen en bijsturen. Indien de aanpassingen extern moeten gebeuren kan dit snel al ze tot het standaard pakket van het programma behoren. Wij begrijpen ook dat indien hiervoor speciale ontwikkelingen moeten gebeuren, dat dit niet mogelijk is op zeer korte termijn. Er moeten analyses gemaakt worden over de impact op andere processen, er moet geprogrammeerd worden, …

Hierover kan ik alleen zeggen dat wij steeds de volledige medewerking krijgen van zowel EuroTracs als van PTV.

Om onze natuurlijke groei te kunnen opvangen moesten wij ingrijpen in onze bedrijfsprocessen. Vanaf 2015 waren deze reeds inefficiënt. Manueel plannen, orders verwerken in 3 verschillende systemen, onoverzichtelijke kosten/baten structuur,… We moesten af van de vele manuele arbeid die we hierin staken. Enkel via automatisatie van bepaalde processen zouden we hierin kunnen slagen.

Na een selectie en analyse van meerdere kandidaten kwamen we na 1 jaar tot hechte partnerships met onze huidige leveranciers. Naar ons gevoel hebben wij hiervoor gekozen voor de beste partners in de markt.

Voor een middelgrote KMO als ons transportbedrijf hebben wij de afgelopen 3 jaar enorm veel geïnvesteerd in deze automatisatie. Na enkele mindere jaren, grotendeels door de inefficiëntie, hebben wij 2019 afgesloten met een zeer mooi resultaat. Dit bewijst dat wij de juiste weg ingeslagen zijn.

Doordat onze klanten een betere inzicht hebben op de statussen van de order kunnen zij op hun beurt veel korter communiceren naar hun klanten. Onze medewerkers zijn zeer enthousiast over de gebruiksvriendelijkheid van de programma’s. Dit maakt ook hun werk een stuk aangenamer en productiever. Iedereen tevreden dus!

Ook de volgende jaren zullen wij blijven investeren.in onze ICT. Deze verdere automatisatie van onze processen is de enige manier om rendabele groei te kunnen creëren.